|
Wprowadzanie Danych - Księgowanie dokumentów |
  
|
|
Wprowadzanie Danych - Księgowanie dokumentów |
|
MENU GŁÓWNE Ň OBROTY Ň Rejestrowanie Dokumentów
IKONA 
SKRÓT 
+ 
Księgowanie standardowe 
(zakładka 1)
Księgowanie z wykorzystaniem automatycznych dekretów 
(zakładka 2)
Księgowanie poprzez Rejestr Vat
Kontrola/Poprawa wprowadzonych dokumentów
Zapisywanie dokumentów paczki - Aktualizacja danych
Po założeniu nagłówka paczki, a następnie po otwarciu jej, na ekranie zostanie wyświetlone okno, w którym należy wprowadzić dokumenty należące do tej samej grupy (paczki).
Okno składa się z dwóch zakładek. Każda z nich posiada swoje menu Ikon. Księgowanie dokumentów odbywa się na dwóch zakładkach.
Pierwsza to Lista wszystkich zarejestrowanych dokumentów, z datami oraz sumami ogólnymi Wn i Ma. Druga zawiera dane dla bieżącej pozycji z listy.
Zakładanie nagłówka nowego dokumentu
Menu Ikon w zakładce 1.Lista Dokumentów
Księgowanie poprzez Rejestr VAT
Rozpoczynamy ja zwykle klikając lub naciskając klawisz , aby założyć nagłówek dokumentu.
Kolejno podajemy:
SD - Symbol dowodu
Można wpisać 1 lub 2 dowolne znaki, albo pominąć to pole, naciskając klawisz ENTER. Metodą sprawdzoną w wielu firmach jest nadawanie symboli wg rodzajów dokumentów (warunek - każdy rodzaj musi mieć odrębną numerację).
WB lub B dla wyciągów bankowych
RK lub K dla raportów kasowych
DK, DM (dow. memoriałowe) lub M dla dowodów księgowych
FV lub V dla faktur VAT
FZ dla faktur zakupów
FS dla faktur sprzedaży
FK dla faktur korygujących
itd.....
Dzięki tak tworzonym symbolom łatwiej nam jest odczytywać dane z wydruków, ponieważ od razu wiemy skąd pochodzi pozycja w kartotece. Bez względu na to czy wpisujemy małe, czy też duże litery, na ekranie zawsze będą one duże.
Jeśli chcemy korzystać z udogodnień automatycznego księgowania, należy posługiwać się symbolami, ponieważ według nich zdefiniujemy dekrety księgowe.
Jedynym zastrzeżonym i niezbędnym symbolem wykorzystywanym przez program automatycznie jest "BO" - dla rejestrowania bilansu otwarcia. Dowody oznaczone tym symbolem są sumowane i przedstawiane na wydrukach oddzielnie, jako bilans otwarcia.
Nr - Dowodu
Podajemy numer księgowy wprowadzanego dokumentu.
Nr-Txt - Numer Dowodu Dodatkowy
Pole to służy do dodatkowego dzielenia dokumentu głównego. Możemy wpisać cyfry, liczby, litery lub połączenia cyfr i liter (np. 1a, 1b, itd...). Jeśli nie chcemy skorzystać z tego rodzaju podziału, pomijamy go, naciskając klawisz 
.
Jednak nim zrezygnujemy z zastosowania w naszej księgowości "łamanej" numeracji, przyjrzyjmy się podanemu niżej przykładowi sytuacji, w której rozdzielenie dokumentu podstawowego może okazać się bardzo przydatne.
Wyobraźmy sobie, że jesteśmy firmą świadczącą usługi w kilku zakresach, za każdy rodzaj usługi wystawiamy miesięcznie wiele rachunków, na podstawie których, odbiorcy przelewają na nasze konto odpowiednie kwoty. W jednym wyciągu bankowym znajduje się więc wiele wpłat z różnych dziedzin działalności. Stosowanie podziału dokumentu głównego pozwoli nam na zsumowanie wpływów z każdej usługi oddzielnie, zachowując jednocześnie spójność dokumentu. Tak księgowane dane, łatwo jest sprawdzić z głównym dekretem dokumentu oraz uzgadniać z poszczególnymi działami firmy.
Inną metodą rozdzielania dokumentu głównego jest podawanie kolejnych numerów dla kolejnych pozycji. Gdy na przykład w wyciągu bankowym mamy 40 przelewów, po kolejnym numerze łatwiej będzie nam odnaleźć dokument źródłowy.
Za opisem dokumentu, znajduje się kolumna informująca nas o ilość pozycji składających się na daną grupę, a za nią kolumna z sumami dokumentu lub jego poszczególnych części (grup).
Program nie wymaga korzystania z możliwości rozdzielania dokumentów. W firmach gdzie księgowość nie jest zbytnio powikłana, nie musimy dodatkowo komplikować wprowadzania dokumentów.
Data - Data dokumentu źródłowego lub Daty operacji gospodarczych
Program kontroluje, czy wprowadzona data jest zgodna z kalendarzem i z zadeklarowanym w nagłówku paczki miesiącem. Gdy stwierdzi błąd, na ekranie wyświetlony zostanie komunikat i system nie pozwoli na dalszą pracę, dopóki operator nie poda prawidłowej daty.
Data - Data wpływu (księgowania)
Postępujemy tak jak w dacie dowodu. Program automatycznie podpowiada datę, zadeklarowaną w Dacie dowodu.
Dziennik - Dziennik: Data
Postępujemy tak jak w dacie dowodu. Program automatycznie podpowiada datę, zadeklarowaną w Dacie dowodu.
Ewidencja VAT
W polu wybieramy rodzaj rejestru VAT, do którego ma być dopisany dokument. Jeśli dowód nie podlega rozliczeniu z tytułu podatku VAT, wtedy pole to zostawiamy puste. Aby zobaczyć dostępne rejestry naciskamy klawisz 
(lub 
+ 
). Można wpisać od razu odpowiednią cyfrę lub nacisnąć ENTER, gdy pole chcemy zostawić puste.
Treść
Podana w tym miejscu treść pojawi się przy każdej pozycji w dokumencie. Możemy ją jednak później zmienić i dla każdego rekordu wpisywać inny opis.
Plan Budżetu
Jeśli posiadamy kilka Planów Budżetowych możemy wybrać spośród listy. Zobacz Budżet - Lista Planów Budżetowych.
Nowy - - Zakładanie nowego dokumentu.
Zmiana - + - Zmiana danych nagłówkowych bieżącego dokumentu.
- 
- Kasowanie bieżącego dokumentu.
Vat - 
- Okno edycyjne do wprowadzania nowej pozycji poprzez Rejestr VAT. Rodzaj rejestru zależny jest od informacji jaka znajduje się w polu Ewidencja VAT bieżącej pozycji.
- 
- Ustawianie daty dla nowego dokumentu.
- Dokument Budżetowy
- - Wyszukiwanie dokumentu poprzez podanie jego symboli.
Sumy kont - 
- dla całej paczki - Sumy kont dla bieżącej paczki lub dokumentu. Po wybraniu 
wyświetlone zostanie dodatkowe menu:
- 
- Zapisy dla podanego konta.
- - Zestawienie dokumentów.
Kontrola - - Kontrola dekretacji dokumentów.
Funkcje - -
Zapisz - - Zapisywanie dokumentu.
Księgowanie poprzez Rejestr VAT
Księgowanie z wykorzystaniem automatycznych dekretów.
Gdy już założyliśmy nagłówek paczki, przechodzimy do rejestrowania znajdujących się w niej dokumentów. Klawisz przeniesie nas do zakładki numer 2. Zapisy Dokumentu. Możemy również posłużyć się myszką lub skrótem klawiaturowym lewy +
.
Na pasku stanu, w ostatniej linii tego okna wyświetlony jest symbol dowodu, jego numer, ilość pozycji. tabela podsumowana jest wartościami dla Kwoty Wn oraz Kwoty Ma. Dodatkowo jeśli dekret się "nie zamyka", kwota różnicy oraz symbol strony znajduje się w następnym polu.
Nowy - - Zakładanie nowego dekretu.
Edycja - + - Zmiana dekretu.
Kasuj - - Kasowanie bieżącego dekretu.
Auto - - Automatyczny dekret wg schematu.
- - Sumy dokumentu wg kont.
- - Wydruk dokumentu.
- - Dokument Budżetowy Główny lub Szczegółowy
Vat - - Wprowadzanie dekretów poprzez Rejestr VATKsiegowanie poprzez Rejestr Vat.
- - Zapisy dla podanego konta.
Kontrola - - Kontrola dekretacji dokumentów.
Po założeniu nagłówka paczki oraz nagłówka dokumentu, przystępujemy do księgowania. Możemy je przeprowadzić na 3 sposoby:
Księgowanie z wykorzystaniem automatycznych dekretów
Księgowanie poprzez Rejestr Vat
Kontrola/ Poprawa wprowadzonych dokumentów
Aktualizacja - zapisywanie danych
Po przeglądnięciu, sprawdzeniu oraz ewentualnym skorygowaniu błędów, możemy przystąpić do aktualizacji paczki lub paczek. (Zobacz: Zaznaczanie pozycji)
Na początek powinniśmy skopiować dane. Najlepiej w dwa różne miejsca (np.: na dysk i inny nośnik). Gdybyśmy na przykład chcieli cofnąć się do danych z przed aktualizacji, w celu dokonania poprawek bez konieczności wystawiania dodatkowych dokumentów.
Należy pamiętać, że cofnięcie danych z archiwum, cofa nas z danymi wszystkich modułów: FK, KP, GM, ST, które są w tej samej bazie.
Następnie w oknie paczki wybieramy . Na ekranie wyświetlone zostanie okno do sprawdzania poprawności zarejestrowanych dokumentów. Po kliknięciu przycisku Start, program skontroluje zapisy.
Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie, na ekranie wyświetlony zostanie komunikat: ZAPISY POPRAWNE, MOŻESZ WYKONAĆ AKTUALIZACJĘ.
Jeśli program napotka na nieprawidłowości, wtedy w zakładce nr 1 pojawi się szczegółowa lista błędów.
Aby wykonać aktualizację tylko dla poprawnie zarejestrowanych dokumentów, należy zaznaczyć pole 
Zaksięguj poprawnie dokumenty.
Po poprawieniu błędów i upewnieniu się, że zostały zaksięgowane wszystkie dokumenty z danej teczki, klikamy 
. Na ekranie pojawia się kolejny komunikat, wymagający potwierdzenia aktualizacji.
Jest to ostatnia chwila na wycofanie się. Program umyślnie kilka razy dopomina się o potwierdzenie zamiaru zaktualizowania danych, ponieważ często zdarza się, że operatorzy wykonują czynności automatycznie i przez przypadek “zapędzą się” i zaktualizują np.: niepełne dane.
W dolnej linii okna wyświetlany jest wskaźnik, informujący nas o przebiegu przetwarzania danych.
Podczas aktualizacji danych, przetwarzane są poszczególne zapisy dokumentów.
Po aktualizacji program poinformuje nas o jego przebiegu. Wszystkie niepoprawione dokumenty zostaną pominięte.
Dane zapisywane są w bazie SQL pod kontrola transakcji. Operacja zostanie zakończona jeżeli w trakcie nie wystąpi żaden problem. W przeciwnym wypadku nic nie zostanie zapisane.
