Navigation:  Obroty > Rejestrowanie dokumentów

MENU GŁÓWNE Ň OBROTY Ň Rejestrowanie Dokumentów

IKONA                

SKRÓT                 + 

 

 

 

Ogólnie o rejestrowaniu dokumentów

Opis okna

         Ikony w oknie - standardowe

         Ikony w oknie - dodatkowe

Od czego zacząć ?

         Zakładanie nagłówka paczki

         Księgowanie dokumentów w paczce

         Kontrola/Poprawa dokumentów

         Zmiana Planu Budżetu

 

 

 

 

Ogólnie o rejestrowaniu dokumentów

 

Księgowanie dokumentów odbywa się w zbiorze roboczym. Dopóki paczki nie zostaną zaktualizowane, możemy dowolnie modyfikować, dopisywać i kasować dokumenty lub poszczególne zapisy w nich zawarte. Program dysponuje wieloma rodzajami zestawień kontrolnych, które pozwolą na sprawdzenie lub uzgodnienie informacji, przed wysłaniem ich do zbioru głównego. Wszystkie czynności wykonywane w tej opcji (oczywiście poza aktualizacją) nie ingerują w główne zbiory systemu FK. Dane zawarte w paczkach zostają także pobierane do tworzenia globalnych zestawień, przedstawiających aktualny (bieżący) stan firmy.

Rejestrowanie dokumentów w zbiorze paczki można porównać do umieszczenia dokumentów w teczkach, przed wpięciem ich do segregatora. Jednocześnie można wpisywać dane do bardzo wielu takich teczek, zachowując dla każdej z nich możliwość uzyskania odrębnych zestawień. Po wejściu do opcji na ekranie wyświetlona zostanie lista zarejestrowanych paczek lub puste okno, jeśli uruchamiamy program po raz pierwszy.

 

Wygląd i opis okna z listą Paczek

 

Zamieszczone wyżej zdjęcie zawiera Okno z listą paczek. W przykładzie wybrano widok tylko paczek roboczych. Oznacza to, że pliki z dokumentami już zaktualizowanymi nie są widoczne. Dodatkowo wyświetlono także szczegółowe opisy dodane do nagłówków paczek przez użytkowników. Posłużono się ikoną   która działa na zasadzie przełączania (wyświetlanie/ukrywanie).  W ostatnim rekordzie listy znajduje się znak , który oznacza, że paczka ta została zablokowana przez operatora, uniemożliwiając innym użytkownikom zapis lub zmiany. Blokowanie paczki uzyskamy klikając znak znajdujący się w menu okna.

 

Standardowe Ikony do obsługi Okna

W celu rozpoczęcia księgowania należy założyć nagłówek paczki (teczki) dokumentów. Następnie naciskamy lub klikamy .

 

 

Na początek podajemy numer miesiąca, dla którego dane mamy wprowadzać. Program podpowiada bieżący miesiąc oraz kolejny numer paczki. Pamiętajmy jednak, że w księgowości pracuje się z miesięcznym "poślizgiem" i dlatego większość dokumentów za dany miesiąc, wprowadza się dopiero po jego zakończeniu.

 

Jeśli skasujemy którąś z paczek, wtedy możemy (nie musimy) podać numer skasowany jako nowy. Program sprawdzi czy przypadkiem taka paczka już nie istnieje, i jeśli pole jest wolne, numer zostanie zaakceptowany. Następnie wybieramy Typ wprowadzanych dokumentów. Kolejny krok to podanie treści paczki. Najlepszym sformułowaniem, będzie z pewnością to, którym posługujemy się w naszej firmie, określając typ dokumentów.

W oknie znajdują się pola (użytkownicy oraz daty zmian danych), które wypełniają się automatycznie po zapisaniu nagłówka paczki. W przedstawionym wyżej przykładzie pola te są puste i zablokowane.

Po ponownym otworzeniu okna do edycji ( ) w polach Kiedy dodano lub modyfikowano dane pojawią się odpowiednie wpisy.

 

Oprócz standardowych Ikon znajdujących się w oknie:

       Podgląd wydruku tabeli

       Wydruk tabeli.

       Nowa paczka.

       Edytuj nagłówek paczki.

       Kasuj nagłówek pustej paczki.

       Wyświetl / Ukryj szczegółowy opis paczki.

 

mamy także do dyspozycji kilka innych:

 

 

       Włączanie trybu zaznaczania paczek do sumowania.

         Suma kont dla wskazanej paczki lub do zaznaczonych paczek

         Zapisy dla podanego konta (z wszystkich paczek roboczych)

         Import dokumentów z programu GM

         Blokada paczki na wyłączność użytkownika

       Otwórz bieżącą paczkę (także klawisz)

 

 

 

 Po wybraniu opcji wszystkie paczki robocze zostaną podświetlone. Jeśli chcemy zaznaczyć tylko kilka, należy kliknąć dowolną pozycję, a następnie wybrać właściwe. Zobacz: Zaznaczanie rekordów.

 

 

 

 

 

W pierwszej Zakładce znajdziemy szczegółowe sumy syntetyk i składających sie na nie analityk.

W oknie część zapisów ukryto.

 

Po kliknięciu ikony zwiniemy strukturę danej gałęzi. Analogicznie po kliknięciu ikony , drzewko zostanie rozwinięte. Aby od razu wyświetlić lub ukryć wszystkie szczegóły, posłużmy się ikonami z paska narzędziowego (pokaż wszystko) lub (ukryj).

Druga zakładka to sumy kont syntetycznych, dla których zarejestrowano zapisy w wybranych paczkach.:

 

 

 

 Po podaniu konta na ekranie wyświetlone zostaną zapisy z wszystkich paczek roboczych. Uzyskane informacje możemy przesłać na drukarkę jako wydruk roboczy raportu, po kliknięciu ikony .

 Tak jak w raporcie poprzednio opisywanym, tak i w tym, możemy filtrować informacje według wszystkich kolumn, klikając nagłówek odpowiedniej.

 

 Nim przystąpimy do importu dokumentów, pamiętajmy o założeniu nagłówka odpowiedniej paczki.

 Dokumenty mogą być przesłane z pliku, a także z modułu Kasa-Bank (w tym programie). Jeśli kopiujemy dane z CD pamiętajmy o umieszczeniu ich w odpowiednim katalogu.

 

 

 

 

         Dla modułu Raporty Kasowe, będzie to:

 

 

 

 Dla Zapisów FK roku poprzedniego- Automatyczny Bilans Otwarcia

 

 

 

Po uzupełnieniu pól i kliknięciu , program wygeneruje dane. W oknie komunikacyjnym, możemy przejrzeć dokumenty przygotowane do importowania. Po upewnieniu się, że dane są właściwe, ponownie klikamy .

że paczka jest kompletna (np.: po sprawdzeniu numeracji dokumentów), klikamy klocek IMPORT dokumentów (lub CTRL + I), a dane przeniesione zostaną do bieżącej paczki.

 

 

uniemożliwiając innym użytkownikom zapis lub zmiany. Blokowanie paczki uzyskamy klikając znak znajdujący się w menu okna.

 

 Otwiera paczkę roboczą, w której będziemy mogli zaksięgować wszystkie dokumenty, należące do danej grupy. Jeśli będziemy próbowali otworzyć paczkę zaktualizowaną, wtedy na ekranie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. Natomiast dla paczki roboczej, której dopiero co nadaliśmy nazwę, pojawi się puste okno.

 Proces wprowadzania danych został szczegółowo opisany w następnym rozdziale zatytułowanym Wprowadzanie Danych.

 

Księgowanie dokumentów w paczce

 

Po założeniu nagłówka paczki, a następnie po otwarciu jej, na ekranie zostanie wyświetlone okno, w którym należy wprowadzić dokumenty należące do tej samej grupy (paczki).