|
Księgowanie Standardowe |
  
|
|
Księgowanie Standardowe |
|
MENU GŁÓWNE Ň OBROTY Ň Rejestrowanie Dokumentów -
IKONA 
SKRÓT 
+ 
INSERT (lub) 
Rejestrowanie danych budżetowych
Automatyczne księgowanie zaangażowania
Po zarejestrowaniu nagłówka dokumentu, klikamy lub naciskamy 
. Na ekranie wyświetlone zostanie okno edycyjne do wprowadzania danych.
Jeśli w Funkcjach - Parametrach Systemu zadeklarowaliśmy pracę systemu w formie Budżetowej, wtedy aktywne są bloki A i B, a okno do wprowadzania danych wygląda jak podany niżej przykład. W innym wypadku aktywny jest tylko blok A
Na początek podajemy konta Wn lub/i Ma. W polach dostępne są podpowiedzi.
/ Nie ma znaczenia czy jest to strona Wn czy Ma/
1 - Jeśli pole jest puste, wtedy po wybraniu pierwszego znaku podpowiedzi 
lub naciśnięciu klawisza 
, wyświetlony zostanie plan kont.
2 - Jeśli pole jest puste, drugi znak podpowiedzi będzie nieaktywny.
3 - Jeśli w polu wpisano już syntetykę konta rozrachunkowego, wtedy po wybraniu pierwszego lub naciśnięciu klawisza , wyświetlona zostanie lista kont analitycznych przypisanych do danego konta.
4 - Przy wprowadzonej syntetyce znak podpowiedzi nie będzie aktywny.
5 - Przy wprowadzonym pełnym numerze konta znak podpowiedzi nie jest aktywny.
6 - Przy wprowadzonym pełnym numerze konta rozrachunkowego po kliknięciu znaku podpowiedzi , na ekranie pojawi się jego kartoteka rozrachunkowa.
Po podaniu konta wprowadzamy treść dokumentu, kwotę oraz kod księgowy. Jeśli księgujemy na koncie rozrachunkowym, w oknie pojawia się dodatkowe pola dotyczące nr faktury oraz daty rozrachunku i terminu płatności.
Oszczędź czas
Jeżeli po stronie Wn oraz Ma jest taka sama kwota, wtedy wprowadzamy obydwa konta jednocześnie.
Gdy jednak zależy nam na wprowadzeniu odmiennej treści dla poszczególnych kont, wówczas księgujemy dekrety pojedynczo.
Treść dekretu jest bardzo ważna szczególnie w przypadku kont rozrachunkowych. Wpisanie identycznej treści po stronie Wn i po stronie Ma, gwarantuje automatyczne przeprowadzenie rozrachunków. Warto na samym początku pracy z programem ustalić sposób wpisywania treści.
Księgując fakturę wpiszmy fraVAT53/99. Podczas księgowania zapłaty za tą fakturę będziemy pamiętać, że nie stawiamy nigdzie spacji, a wyraz faktura piszemy jako ”fra” w dodatku małymi literami.
Oczywiście sposobów zapisu treści faktury jest mnóstwo, ale warto ustalić zasady wcześniej, po to, aby później nie tracić czasu na ręczne przeprowadzanie rozrachunków pozycji, które mogły same się rozliczyć.
Fvat53/99, FV53/99, fv53/99, Faktura Vat 53/99, itd....
Jeżeli mamy zapis stornujący, czyli “na czerwono”, wtedy kwotę poprzedzamy znakiem “-”, a obroty zostaną zmniejszone.
Datę rozrachunku należy wprowadzić przy księgowaniu na kontach rozrachunkowo - odsetkowych (faktyczną datę wystawienia dokumentu). Jeżeli konto odsetkowe zostanie wprowadzone po stronie Wn, to prócz daty pojawi się pole "Termin zapłaty" z domyślną wartością, która wpisana jest w parametrach. Należy zatwierdzić podaną wartość, zmienić na inną lub wpisać -1 (minus jeden), jeśli nie chcemy by odsetki były naliczane lub zapis po stronie Wn dotyczy płatności, którą reguluje nasza firma.
Jeśli w parametrach zaznaczyliśmy kontrolę kręgu kosztowego, możemy skorzystać z automatycznego dopisywania kont zespołu 5. Po wprowadzeniu dekretu konta "czwórki" z kwotą i treścią, otwieramy nowe okno (otworzy się samo jeśli zaznaczymy auto rekord) i wpisujemy konto "piątki" bez ostatniego segmentu. Następnie naciskamy klawisz 
, a program sam uzupełni "czwórkę" w ostatniej analityce tego konta, dopisze "490" (rozliczenie kosztów) po stronie Ma oraz zaproponuje kwotę, taką samą jak w poprzednim rekordzie. Jeśli przypisujemy koszt do kilku miejsc powstawania, wtedy zmniejszamy kwotę i w następnym rekordzie dopisujemy kolejną "piątkę". Po naciśnięciu klawisza program uzupełni jak poprzednio ostatni segment konta, 490 po stronie Ma, treść, a w polu kwota - pozostałą do rozliczenia kwotę. Możemy zatwierdzić dane lub ponownie przeprowadzić cały proces. Jedynym warunkiem prawidłowego przebiegu automatycznego księgowania kosztów jest kolejność wykonywanych czynności. Jeśli przerwiemy proces księgowania kosztów, wtedy automatyka nie będzie działać i konta oraz kwoty należy wprowadzić z klawiatury, wspomagając się opcją - Ustawianie Konta rodzajowego kosztów dostępną: 
lub .
Jeżeli wprowadziliśmy dwa konta w jednym rekordzie, wtedy podana kwota zwiększa obroty po stronie Wn jednego i stronie Ma drugiego konta. Jednocześnie zwiększa się wartość dokumentu dla strony Wn oraz Ma. Wartości te przedstawione są w dolnej części ekranu.
Możemy poprawić datę dokumentu, ale musi ona dotyczyć tego samego miesiąca.
Rejestrowanie danych budżetowych
Jeśli w Parametrach Systemu zadeklarowaliśmy księgowanie budżetowe, wtedy okno do wprowadzania dekretów będzie podzielone na dwie części. W pierwszej - górnej A- znajdują się dekrety dla strony Wn oraz/lub Ma, treść dekretu oraz wartość. Natomiast w drugiej - dolnej B - znajdują się zapisy budżetowe. Mogą się składać z kilku pozycji.
Jeśli w Parametrach Systemu nie wybraliśmy księgowania budżetowego, wtedy część B ekranu w ogóle nie będzie wyświetlana, a okno będzie krótsze.
Księgowanie zapisów budżetowych rozpoczynamy zaraz po zatwierdzeniu danych dotyczących ogólnego dekretu, które wypełniliśmy w bloku A.
Jeśli chcemy dopisywać kolejne pozycje naciskamy lub klikamy 
. Program automatycznie powiela niektóre dane księgowane przed chwilą. Uzupełniamy pozostałe pola w zakresie klasyfikacji budżetowej oraz zapisach budżetowych, a także w wydatkach strukturalnych.
W polach możemy posłużyć się listą podpowiedzi. Odpowiedni wykaz wyświetlony zostanie po kliknięciu 
(także F4) lub (także ).
Konto Automatycznego księgowania zaangazowania.
Podczas księgowania wydatków budżetowych mamy do dyspozycji wygodną funkcję automatycznego księgowania zaangażowania. Podczas księgowania kosztów np. na koncie syntetycznym 400, wprowadziliśmy już analitykę budżetową i zapis został zakończony.
Klikamy 
.
Zaangażowanie PO - to zaangażowanie przyszłych okresów.
Teraz mamy możliwość użycia kombinacji klawiszy +
. Po potwierdzeniu zostanie automatycznie wykonane księgowanie na koncie 998 i odpowiedniej analityce budżetowej w polu zaangażowanie.
Warunek prawidłowego wykonania tej operacji
W chwili naciskania kombinacji + należy mieć podświetlony rekord zawierający konto 400 (na przykład). Operację można wykonać również przy księgowaniu kosztów z użyciem kont grupy „5”. W takiej sytuacji najpierw księgujemy cały dekret kosztowy, a następnie ustawiamy się na rekordzie z kontem 400 i naciskamy +. Pojawi się dodatkowy zapis na koncie 998 wraz z zapisem budżetowym.
Oczywiście operacji zapisu automatycznego nie wykonujemy w sytuacji przypisania zaangażowania dotyczącego kosztów całorocznych jak np. zaangażowanie wynagrodzeń, czy zaangażowanie robót zleconych dla których z góry określone jest zaangażowanie wydatków na dłuższy okres.
Gdy nie korzystamy z automatycznych dekretów 
.
Podczas zakładania nagłówka dokumentu, deklarujemy Rejestr VAT, do którego dany dokument ma być przypisany. Jeśli nie skorzystaliśmy z księgowania poprzez Rejestr VAT, możemy to zrobić już po wprowadzeniu księgowań.
Klikamy klocek lub naciskamy klawisz 
. W wyświetlonym oknie wprowadzamy wszystkie dane potrzebne do prawidłowego prowadzenia rejestru VAT.
/kolumny w oknie zostały celowo pozawężane, w celu zaprezentowania wszystkich kolumn/
Dostępne Ikony - Okno Paczka Robocza - Zakładka 2 - Zapisy Dokumentu
- - Zmiana danych bieżacego rekordu.
- 
- Kasowanie bieżacego rekordu.
- 
- Automatyczne dekretowanie.
- 
- Sumy dokumentu według kont.
- 
- Wydruk dokumentu
- - Dokument budżetowy.
- - Rejstr VAT
- Zapisy dla podanego konta
- Kontrola dekretacji bieżącego dokumentu
- - Ustawianie konta rodzajowego kosztów. Opcja jest aktywna jeśli w Parametrach Systemu zadeklarowaliśmy kontrolę kręgu kosztowego.
Powstała jako wspomaganie uzupełniania kont zespołu "pięć" z "czwórkami" z jakimi powinny być kojarzone.
Podczas księgowania pozycji z zakresu "4" po stronie Wn, program automatycznie wpisze to konto, w oknie, w menu jako odpowiednie do uzupełnienia następnych dekretów z zespołu "5".
Jeśli jednak w następnym księgowaniu, zarejestrujemy inną "4", wtedy program, nie będzie pamiętał o tej pierwszej "4". Przy próbie księgowania "5" zaproponuje drugą "4", a "4" z menu okna zniknie.
Okno będzie puste również wtedy, gdy wyjdziemy z opcji i ponownie do niej wejdziemy. Wtedy wystarczy nacisnąć klawisz lub kliknąć . Na ekranie wyświetlona zostanie lista kont zespoły"4" z Planu Kont. Wybieramy odpowiednie i akceptujemy, a następnie przystępujemy do księgowania konta zespołu"5". Wpisujemy odpowiednią "5" i naciskamy . Program dopisze 490 po Ma i powieli ostatnio (!!!!!) wprowadzoną treść i kwotę. Pamiętajmy, aby zmienić je na odpowiednie. Po opuszczeniu i ponownym otwarciu okna program zaproponuje treść z pierwszej zakładki.
Jeśli błędnie wprowadziliśmy konto "4" musimy je skorygować oraz skojarzoną/e z nim "5". W tym celu wybieramy opcje Dopisz, a następnie naciskamy klawisz lub klikamy . Wybieramy odpowiednią "czworkę". Na ekranie zostanie wyświetlony komunikat " Dopisać do bieżącego dekretu skojarzone konto rodzajowe: 4**". Po potwierdzeniu, odpowiednia 4 znajdzie się na miejscu poprzedniej, błędnej.
Jeśli chcemy skasować czwórkę z zapisu piątki, wtedy wybieramy Kasuj, a następnie naciskamy klawisz lub klikamy .
W polu wyboru jest jeszcze jedno ustawienie.
Ustawienie to służy do czyszczenia pola Konto rodzajowe na pasku narzędziowym. Naciśnięcie klawisza lub kliknięcie , poza wykasowaniem czwórki we wspomnianym polu, spowoduje wyłączenie automatycznego dopisywania "4" do kont zespołu "5".
Nim przystąpimy do aktualizacji zarejestrowanych dokumentów, pamiętajmy o skontrolowaniu danych. Program udostępnia wiele zestawień, które z pewnością pomogą w szybki sposób wykryć ewentualne błędy.
Kontrola/Poprawa wprowadzonych dokumentów
Zapisywanie dokumentów paczki - Aktualizacja danych
