|
Kontrola/Poprawa wprowadzonych dokumentów |
  
|
|
Kontrola/Poprawa wprowadzonych dokumentów |
|
MENU GŁÓWNE Ň OBROTY Ň Rejestrowanie Dokumentów -
IKONA 
SKRÓT 
+ 
Zakładka nr 1 - Lista Dokumentów
Zakładka nr 2 - Zapisy Dokumentu
Kontrolę poprawności danych wprowadzonych w paczkach oraz ewentualne poprawianie błędów, należy rozpocząć od sprawdzenia dekretacji. Pomogą nam w tym następujące ikony znajdujące się w oknie Paczka Robocza:
Menu IKON w OKNIE
Ikony umieszczone z Lewej strony Menu służą do wprowadzania danych:
Nowy - 
- Zakładanie nowego dokumentu.
Zmiana - + 
- Zmiana danych nagłówkowych bieżącego dokumentu.
- 
- Kasowanie bieżącego dokumentu.
Vat - 
- Wprowadzania nowej pozycji poprzez Rejestr VAT
- 
- Ustawianie daty dla nowego dokumentu.
Pozostałe ikony pomagają w kontroli poprawności zapisów:
- 
- Wyszukiwanie dokumentu poprzez podanie jego symboli.
Sumy kont - 
- Sumy kont dla bieżącej paczki lub dokumentu.
- 
- Zapisy dla podanego konta.
Po podaniu konta, na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie zapisy z paczki, które tego konta dotyczą. Informacje możemy przesłać na drukarkę, jako wydruk roboczy raportu, po kliknięciu ikony 
. Możemy filtrować informacje według wszystkich kolumn. Służy do tego opcja Grupowanie Kolumn. Możemy podać konto syntetycznie lub z dowolnie rozbudowaną analityką, a program wybierze wszystkie odpowiednie zapisy. Jeśli podamy konto syntetyczne, przedstawione zostaną wszystkie zapisy, z każdej jego analityki.
- - Zestawienie dokumentów.
Jest to wydruk, który zawiera listę wszystkich dokumentów, wraz z poszczególnymi zapisami w układzie - numer pozycji, data, konto Wn, Konto Ma, Kwota, Treść. Każdy dokument zawiera sumy.
Kontrola - - Kontrola dekretacji dokumentów.
Funkcje - -
- Włączanie/wyłączanie kontroli kosztów bieżącego dokumentu. - Używanie tej opcji, może być uzasadnione tylko w niektórych przypadkach.
- Automatyczne numerowanie dokumentów
Zapisz - - Zapisywanie dokumentu.
Opcja BUDŻET dzieli się na: Dokument Główny i Dokument Szczegółowy. Wybranie jednej z pozycji spowoduje otwarcie okna z danym pogrupowanymi w odpowiednim układzie:
Dokument Główny:
Dokument Budżetowy pokaże wszystkie pozycje z dokumentu.
Zmiana - 
Zmiana bieżącego zapisu budżetowego.
Pola z szarym tłem (w lewej stronie okna) zostały umyślnie zablokowane przed modyfikacją.
Kartoteka - 
Po wyborze Kartoteki Budżetowej wyświetlone zostaną pozycje, z wszystkich dokumentów w paczce. W ostatniej linii okna znajduje się numer oraz nazwa kartoteki budżetowej.
Po wybraniu 
wyświetlone zostanie dodatkowe menu. Mamy możliwość podziału informacji na:
Uzyskane dane, przedstawione nam zostaną, w takim samym układzie, jak w opcji: Rejestrowanie dokumentów - Sumy Kont dla wszystkich paczek.
Różnice polegają na zasobie informacji, z których program generuje dane. W przypadku Dokumentu głównego w nagłówku okna wyświetlony zostanie jego numer, a sumy zawarte na poszczególnych kontach są wartościami obliczonymi z wszystkich grup (części) tego dokumentu. Dokument szczegółowy, przedstawia sumy na poszczególnych kontach tylko z tej grupy (części) dokumentu, której nazwa wyświetlana jest po SD i numerze głównego dowodu, w pierwszej linii okna. Natomiast Cała paczka przedstawia informacje wygenerowane z wszystkich dokumentów danej teczki.
Po kliknięciu znaczka 
, Syntetyka zostanie rozwinięta i wyświetlone zostaną również sumy z poszczególnych analityk znajdujących się na danym koncie. Jeśli analityka również jest rozbudowana, klikamy plusik znajdujący się obok jej nazwy i otrzymujemy dokładniejsze informacje.
Przedstawiony przykład pokazuje, że można dowolnie wyświetlać dane. Możemy (nie musimy) rozwijać wszystkie analityki.
Możemy wydrukować dowolnie przygotowany przez nas raport, uzyskując tym samym, wiele zestawień kontrolnych, które pomogą nam sprawdzić dane przed aktualizacją. Zobacz Ikony do obsługi baz danych.
Automatyczna kontrola dokumentów
Kontrola poprawności dekretacji w wybranym zakresie: dla bieżącego dokumentu głównego, szczegółowego lub dla całej paczki. Wszystkie błędnie zarejestrowane dokumenty zostaną wyświetlone.
BEZWARUNKOWO Należy wykonać tą opcję przed przystąpieniem do aktualizacji danych.
Klikamy przycisk START, aby rozpocząć kontrolę. W pierwszej kolejności program sprawdza zgodność sum stron Wn i Ma. Następnie przeprowadzana jest kontrola kręgu kosztowego:
| • | zgodność sum "czwórek" po stronie Wn z kontem 490 po Ma, |
| • | zgodność sum "czwórek" i piątek", |
| • | zgodność ostatnich segmentów "piątek" z "czwórkami". |
Program informuje również o błędach jeśli napotka na konto, którego nie ma w planie kont.
(Istnieje możliwość zaksięgowania takiego błędnego zapisu, podczas nieprawidłowego zdefiniowania dekretów księgowych i później automatycznego dekretu.)
Już podczas rejestrowania, program informuje o niezgodności sum stron dokumentu - w dolnej linii okna, wyświetlając znak większość pomiędzy stronami Wn i Ma. Komunikat ten wyświetlany jest nie tylko podczas przeglądania rekordów w zakładce 2, ale także w Liście dokumentów, przy danej (niezgodnej) pozycji.
Po kliknięciu przycisku Start, program skontroluje zapisy.
Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie, na ekranie wyświetlony zostanie komunikat: ZAPISY POPRAWNE.
Jeśli program napotka na nieprawidłowości, wtedy w zakładce nr 1 pojawi się szczegółowa lista błędów. Po poprawieniu błędów i upewnieniu się, że zostały zaksięgowane wszystkie dokumenty z danej teczki, możemy przystąpić do aktualizacji zbiorów głównych.
Automatyczne numerowanie paczki
Opcja służy do przenumerowania dokumentów w całej paczce. Jeśli na przykład, musimy usunąć jakiś dokument z paczki, a nie chcemy mieć luki w numeracji lub jeśli w ostatniej chwili dołączono dokument, którego data wskazuje na umieszczenie go w innym miejscu niż na końcu paczki. Na ekranie wyświetlone zostaną nagłówki wszystkich dokumentów paczki. Po wybraniu ikony 
Numery lub naciśnięciu klawisza , będziemy mogli zaproponować pierwszy numer od którego ma być przeprowadzona numeracja. Program w kolumnie Nowe Numery, wprowadzi nową numerację. Następnie należy wybrać ikonę Sprawdź 
lub klawisz 
. aby sprawdź poprawność nowych numerów. Jeśli każdy z nich otrzyma status Ok, możemy wybrać opcję 
Zmiana, aby przenumerować dokumenty.
Niestety czasami może okazać się, że musimy poprawić wprowadzone dane. Modyfikacji dokonujemy po wybraniu ikony , po podwójnym kliknięciu wybranego pola lub:
w Zakładce numer 1 - naciśnięciu klawisza
w Zakładce nr 2 - naciśnięcia klawiszy +
Niektóre pozycje zostały celowo zablokowane. W innych, gdy wartość (np.: tekst, kwota lub nr konta) pola podświetlona jest na granatowo od razu możemy wprowadzać poprawę, bez konieczności usuwania złych danych.
Przed dokonaniem poprawek lub skasowaniem pozycji w paczce, jeśli program napotka na rozliczone rozrachunki, poinformuje o tym odpowiednim komunikatem. Nie pozwoli skasować rekordu, póki nie zostanie przywrócony odpowiedni rozrachunek.
Do kasowania pozycji (Zakładnka nr 2) lub całego (!!!!! nie pomylić ze zmianą treści nagłówka) dokumentu (Zakładka nr 1) służy ikona . Dodatkowo w zakładce 2 do kasowania bieżącej pozycji służy również klawisz . W zakładce nr 1 umyślnie klawisz , został zablokowany, aby uchronić użytkownika przed przypadkowym skasowaniem CAŁEGO dokumentu.
