Słowniki > Konta Analityczne

MENU GŁÓWNE Ň SŁOWNIKI Ň Konta Analityczne

IKONA

SKRÓT +

W ramach zadeklarowanych wcześniej Grupa Kontrahentów należy zdefiniować dostawców i odbiorców naszej firmy oraz wszelkie inne grupy rekordów przypisywanych do jednego zbiorowego konta, typu: zlecenia, pracownicy, itp.

Po wybraniu opcji, wyświetlona zostanie lista zdefiniowanych uprzednio Grup. Wybieramy odpowiednią pozycję i zatwierdzamy klawiszem otwarcie konkretnego słownika.

Po naciśnięciu klawisza , kliknięciu lub , na ekranie pojawi się okienko, w którym należy wprowadzić dane. Program automatycznie podpowiada kolejny wolny kod. Możemy go zmienić na inny, niezajęty. Wybieramy typ kontrahenta, a następnie podajemy skrót nazwy, który przydatny będzie podczas późniejszego szybszego wyszukiwania w bazie.

Definiując na przykład nazwę firmy: Sklep Odzieżowy "Silver Fox" w skrócie wpiszemy samo - SILVER FOX, ponieważ taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.

kontrahenciGM

Po wprowadzeniu NIPu podajemy pełną nazwę kontrahenta. Możemy skorzystać z dodatkowego wersu, jeśli nazwa jest dłuższa, lub gdy chcemy ją celowo podzielić. Kolejne pozycje do wprowadzenia to: adres, osoba upoważniona do odbioru faktury VAT oraz numer rachunku w banku.

Pierwsza zakładka została wypełniona. Teraz możemy (ale nie musimy) wprowadzić informacje o danym kontrahencie, w przewidzianym do tego celu notesiku. Znajdziemy go w zakładce nr 2, do której możemy przełączyć się klikając myszką lub naciskając + . Zapiski wprowadzane w tym polu mogą dotyczyć czegokolwiek: np.: listy naliczonych do tej pory odsetek za zwłokę, trasy dojazdu, obserwacji poczynionych przy bezpośrednich kontaktach,... itd. Każdy rekord, który posiada w zakładce 2 jakiś wpis, wyróżniany jest na liście głównej dymkiem (w pierwszej kolumnie - Uwagi).

kontrahenciGM2

Dodatkowo w rekordach tych zastosowany inny kolor czcionki oraz tła. Zrobiono to celowo, aby już na pierwszy rzut oka było wiadomo jakiego typu są to wpisy. Kolor czerwony czcionki jest negatywną wskazówką, natomiast zielony pozytywną.

W zakładce numer 3 (LKM lub +) podajemy dodatkowe dane, które pomogą nam w lepszej charakterystyce kontrahenta, a później w grupowaniu. Dane zawarte w tym miejscu, częściowo są już wypełnione (przeniesione z pierwszej zakładki), inne natomiast możemy uzupełnić. Należy pamiętać, że baza danych kontrahentów pracuje w różnych programach TGSoft, dlatego informacje w niej zawarte są tak obszerne. Użytkownik sam decyduje, które pola ma wypełnić.

Dane pogrupowane zostały tematycznie:

•	KONTRAHENT - grupa, kod, typ, skrót nazwy firmy, pełna nazwa (przeznaczono 3 pola), numer NIP, Regon. Nr VAT zagraniczny

•

ADRES

•	DANE IDENTYFIKACYJNE - Kod ILN, Grupa oraz Kod jeśli podlega innemu płatnikowi.

•	DANE PERSONALNE - Nr Pesel, dane z Dokumentu tożsamości, Imię Ojca, Matki.

•	RACHUNEK BANKOWY - numer rachunku

•	KONTAKTY - numery telefonów oraz Fax-u, Osobę "Kontaktową", daty kontaktów.

•

PŁATNOŚCI - sposób oraz termin zapłaty, stały rabat (jeśli udzielamy), dane osoby upoważnionej do odbioru faktury (lub numer/datę oświadczenia VAT), dopuszczalne zadłużenie, walutę rozliczeniową, akwizytor (w programie GMF

. w polu tym dostępny jest słownik akwizytorów). Jeśli tak klikamy

, by w polu znalazł się znak

•	PROJEKT FAKTURY - nazwy odpowiednich plików oraz gotowych projektów.

•	CENY PROMOCYJNE - czy obowiązują i od kiedy do kiedy.

•	RODZAJ DZIAŁALNOŚCI - Podane w tym miejscu informacje charakteryzują działalność kontrahenta.

•	INTERNET - adresy: E-mail oraz strony WWW.

•	ADRES DO KORESPONDENCJI - podajemy jeśli jest inny niż w danych podstawowych kontrahenta.

•	INNE - Dodatkowe informacje, pozwalające określić kontrahenta.

Przy definiowaniu kodów należy pamiętać, że:

Dla kontrahentów (czyli dostawców i odbiorców) powinno się wypełnić jak najwięcej pól, ponieważ:

1.	Skrót nazwy potrzebny jest do szybszego wyszukiwania.

nazwa firmy: Przedsiębiorstwo Państwowe „BETAPOL” w skrócie wpiszemy samo BETAPOL, bo taką nazwę łatwiej jest zapamiętać.

2.	Adresy wykorzystywane są w korespondencji (np.: wezwania do zapłaty, PITy, ).

3.	Nazwy banków oraz numery kont wykorzystywane są przy drukowaniu przelewów.

Adresy oraz numery NIP potrzebne są do prawidłowego prowadzenia rejestrów VAT. (Oczywiście dane dla rejestru można także wpisywać w trakcie wprowadzania konkretnych pozycji, ale trzeba by było to robić za każdym razem. Mając wszystkie informacje wprowadzone wcześniej wystarczy tylko wybrać odpowiedni kod.)

5.	Im więcej danych, tym więcej możliwości uzyskiwania analiz i innych raportów.(Np.: wydruki według: kodów, nazw, miejscowości, NIP, skrótu nazwy, telefonów i faxów (zawsze przydają się, jeżeli chcemy coś uzgodnić z daną firmą).

Słownik kontrahentów filtrujemy/przeglądamy/drukujemy w dowolny sposób, posługując się Ikonami do Obsługi Baz Danych.

W górnej części okna znajduje się pole "Kolejność". W przykładzie umieszczonym poniżej kolejność przedstawienia rekordów tabeli wybrano według kodów. Jeśli nie chcemy korzystać z myszki można także układać rekordy korzystając z klawisza . Kolejne naciśnięcia zmieniają ustawienia według: kodów / skrótów / nazw / miast / NIP-ów.

KontaAnalityczne

Ustawienie kolumn na ekranie możemy zmieniać, przeciągając wybrany nagłówek w inne miejsce w tabeli. Dodatkowo też możemy pogrupować tabelę według dowolnej kolumny oraz regulować szerokość kolumn.

Na przykład tak:

Kontrahenci1

Menu Ikon w opcji Konta Analityczne:

Podgląd wydruku tabeli

Wydruk tabeli.

Standardowe, systemowe ustawianie parametrów wydruku raportu. Takie jak na przykład numery stron do wydruku, liczba kopii, właściwości drukarki itd.

KontaAnalityczneUstawTab Ustawienie kolejności ułożenia rekordów w tabeli.

lub lub - Dopisywanie nowego kontrahenta.

lub lub 2xLKM (po ustawieniu na wybranym rekordzie) - Otwarcie okna edycyjnego bieżącego rekordu z możliwością poprawy oraz dopisywania /usuwania informacji.