|
Ikony do obsługi baz danych |
  
|
|
Ikony do obsługi baz danych |
|
Dostęp do funkcji obsługujących tabele danych mamy po kliknięciu prawego przycisku myszki. W zależności od miejsca, w którym aktualnie znajduje się kursor, możemy wyświetlić różnych menu.
PKM w nagłówku dowolnej kolumny - pojawi się menu przedstawione niżej z prawej strony.
PKM na jednym z rekordów w tabeli - pojawi się menu przedstawione niżej z lewej strony.
PKM na stopce tabeli - pojawi się menu środkowe
Dodatkowo do obsługi tabeli (bazy danych) przeznaczone są również ikony umieszczone na paskach nawigacyjnych.
Jeżeli w programie nie otworzono żadnej bazy danych ikony do obsługi baz danych nie są dostępne. Uaktywniają się, gdy wybierzemy opcję programu, otwierającą jedną z dostępnych baz danych.
Ikony do obsługi baz danych dają nam ogromne możliwości operowania danymi w tabeli.
Menu wyświetlane po kliknięciu nagłówka jednej z kolumn
Sortuj rosnąco
Układanie rekordów według wybranej kolumny, w porządku rosnącym. Nie ma ograniczenia alfabetycznego, funkcja ta wprowadza ład także w wartościach liczbowych.
Sortuj malejąco
Jak wyżej, z zaznaczeniem że powstały układ będzie malejący.
Usuń sortowanie
Przywrócenie pierwotnego ułożenia rekordów w tabeli.
Grupuj według tej kolumny
Ustalanie kolejności wyświetlanych informacji według dowolnej kolumny. Jest to opcja, którą z pewnością doceni każdy operator pragnący wydobyć z programu jak najwięcej analiz. Umożliwia generowanie raportów według każdej z kolumn bieżącej tabeli (bazy danych). Dodatkowo zaznaczyć należy, że kolejność grupowania informacji nie ogranicza się jedynie do jednej kolumny. Możemy grupować według kilku parametrów, w dowolnie wybranej konfiguracji. Ponadto każdą listę możemy wydrukować w dwóch postaciach: malejącej lub rosnącej (patrz wyżej).
Pasek grupowania
Przygotowanie tabeli do grupowania danych według dowolnie wybieranych kolumn. Powstałe szare pole wyboru, nad tabelą będzie puste (w poprzedniej opcji następuje od razu wyświetlenie danych według kolumny z której opcja grupowania została wybrana).
Wykorzystanie zaawansowanych możliwości tej opcji jest niezwykle proste:
| • | "Przeciągamy" nagłówek kolumny na właśnie utworzony pasek i zwalniamy przycisk myszki (tak jak typowe operacje w systemie Windows). |
| • | Rozwijamy poszczególne sekcje (klikając znaki  ) lub wszystkie elementy za pomocą opcji  "Rozwiń szczegóły grup" (dostępne po kliknięciu prawego przycisku myszki na jednym z pól tabeli). |
| • | Możemy wybierać kolejne kolumny także te z wartościami. Jeżeli nasza kolumna przedstawia dane liczbowe, wtedy na końcu każdej grupy znajdzie się jej suma, natomiast cała tabela będzie zawierać sumy wszystkich rekordów. |
Kolejność ułożenia nagłówków kolumn w panelu grupowania, wyznacza kolejność wyświetlania (i sumowania dla wyrażeń liczbowych) rekordów w tabeli. Można zmieniać ich kolejność, przeciągając odpowiednio nagłówki kolumn, uzyskując tym samym zupełnie nowe zestawienie. W krótkim czasie pozyskujemy wiele raportów, wg różnych przekrojów, a na dodatek wszystko "tworzymy" sami, bez potrzeby aktualizacji programu!!!. Oczywiście tak utworzony widok automatycznie drukujemy lub zapisujemy do pliku w formacie HTML lub XLS !!!.
Więcej szczegółów w rozdziale Grupowanie Kolumn.
W dolnej części okna zostanie wyświetlony dodatkowy wers, z sumami dla kolumn wyświetlających wartości.
Stopka grupy
Każda grupa zakończona będzie wersem, w którym znajdą się sumy kolumn przedstawiających wartości.
Usuń tą kolumnę
Opcja umożliwia "chowania" kolumn.
DOSTOSOWANIE UKŁADU KOLUMN do indywidualnych potrzeb użytkownika.
Tabela "Grid") przedstawia kolumny naszej bazy danych zgrupowane w odpowiednich sekcjach. W niektórych oknach dodatkowe kolumny są zdefiniowane, lecz nie są widoczne. Takie kolumny możemy "wyświetlić" właśnie dzięki konfiguracji kolumn. Oczywiście możemy również niepotrzebne dla nas kolumny ukryć, lub ustawić ich kolejność wg własnego uznania. Tak zdefiniowany układ tabeli możemy zapisać (zapamiętać), wówczas będzie ładowany jako domyślny. Również wydruk zmodyfikowanej tabeli będzie zawierał tylko wybrane kolumny, w myśl zasady: "Co na ekranie, to na wydruku".
Kliknięcie ikony spowoduje wyświetlenie w prawej, dolnej części ekranu, okna-schowka. Przenosimy do niego te kolumny lub całe grupy, których aktualnie nie chcemy w naszej bazie. "Przeprowadzka" odbywa się w trzech krótkich etapach.
|
Chowając nagłówki do schowka nie musimy przeciągać ich przez cały ekran. Wystarczy przemieszczenie o kilka punktów poniżej linii oddzielającej nagłówki od listy bazy danych. Po zwolnieniu myszki, trafią w odpowiednie miejsce do schowka. |
W drugą stronę, to znaczy podczas przywracania ukrytej kolumny (lub grupy), zasada ta nie działa. Przyczyna jest prosta. Musimy wskazać miejsce w tabeli, w którym ma znaleźć się dana pozycja, ponieważ program nie jest w stanie przewidzieć, pomiędzy którymi kolumnami operator życzy sobie umieścić dany nagłówek.
Dopasuj kolumnę
Dopasowanie szerokości bieżącej kolumny do zawartej w jej poszczególnych komórkach treści. Ustawienie rozmiaru, w taki sposób aby wszystkie elementy w komórkach były widoczne.
Dopasuj wszystkie kolumny
Dopasowanie szerokości wszystkich kolumn do zawartej w ich poszczególnych komórkach wartości. Ustawienie rozmiaru, w taki sposób aby wszystkie elementy w komórkach były widoczne.
Menu wyświetlane po kliknięciu jednej z komórek tabeli
Rozwiń szczegóły (grup)
Funkcja przydatna do obsługi baz danych wyświetlanych w formacie drzewka. Kliknięcie ikony spowoduje rozwinięcie pełnej struktury wraz z wszystkimi rozgałęzieniami.
Usuń szczegóły (grup)
Funkcja do ukrywania rozgałęzień struktury. Wyświetlenie tylko głównych szczebli bazy.
Kasuj grupowanie
Przywrócenie naturalnego widoku tabeli przed grupowaniem.
Wyrównaj kolumny
Dostosowanie szerokości kolumn w wyświetlanym oknie, w taki sposób, aby wszystkie znalazły się na ekranie (bez konieczności poruszania się strzałkami w lewo lub w prawo). Jeżeli łączna szerokość wszystkich kolumn przekracza bieżącą szerokość naszego okna, to niewidoczne kolumny znajdują się na końcu listy z prawej strony. Użycie funkcji Wyrównanie kolumn, powoduje że ich szerokość zostanie automatycznie dostosowana do szerokości okna, tak aby wszystkie były widoczne.
Jeśli rekordy "nie chcą" się ułożyć, oznacza to, że nie zostały odpowiednio "załadowane". Aby to zmienić wystarczy uruchomić tę opcję "Ładuj wszystkie rekordy". Przycisk działa na zasadzie przełączania. Jeśli rekordy są załadowane widoczny jest znak 
. Opcja nie jest włączana we wszystkich tabelach. Jeśli baza zawiera kilkanaście tysięcy pozycji, wtedy automatycznie wyłączane jest ładowanie, aby nie spowalniać pracy programu.
Jeśli wyłączone jest ładowanie wszystkich rekordów, nie działa:
| • | sortowanie malejąco lub rosnąco (klikamy nazwę kolumny, w której pojawia się trójkąt skierowany w górę lub w dół.) |
| • | szybkie filtrowanie (z nagłówka kolumny) |
| • | zaawanowane filtrowanie według tekstu |
| • | sumowanie rekordów. |
Podczas Grupowania Kolumn rekordy ładowane są automatycznie.
W każdej chwili rekordy można załadować.
Gdy włączymy tę funkcję (klikając ją myszką), wtedy ikona na pasku narzędziowym zmieni się. Będzie wyglądała jakby była wciśnięta. Zaznaczanie rekordów odbywa się przy pomocy klawisza SHIFT oraz lewego przycisku myszy.
Bieżący rekord jest trzecią pozycją na naszej liście ( tabela a). Chcemy zaznaczyć rekordy do 8 pozycji. trzymając klawisz Shift klikamy w rekord 3, a następnie nie zwalniając klawisza Shift, w 8 rekord. Pozycje zaznaczą się same (tabela b).
Aby zaznaczyć rekordy występujące w tabeli w różnych miejscach (nie po kolei), posługujemy się klawiszem CTRL i myszką.
Zaznaczanie rekordów wykorzystywane jest często do wykonania odpowiednich funkcji programu np.:
| • | w Kadrach-Płacach - zbiorówki wykonywane są tylko dla zaznaczonych list roboczych; |
| • | w Finansach-Księgowości - automatyczne przelewy generowane są dla zaznaczonych pozycji w Ewidencji Zakupu; |
| • | w Czynszach - przy wyborze lokatorów lub lokali, dla których naliczane będą czynsze. |
| • | w Gospodarce Materiałowej - wczytanie do dokumentu roboczego tylko zaznaczonych kartotek szczegółowych jednego "głównego" towaru; |
| • | w Księdze Przychodów i Rozchodów - wykonanie listy płac tylko dla zaznaczonych pracowników; tworzenie nowych szablonów list płac, drukowanie przelewów, not korygujących; |
| • | w !SuperDruku - wydruk seryjny dla zaznaczonych przelewów itd. |
Jednak opcja zaznaczania dostępna jest również w trybie przeglądania tabeli. Możemy zaznaczać poszczególne rekordy ("klikając" z wciśniętym klawiszem CTRL), lub całe sekcje rekordów (zaznaczamy pierwszy rekord, a następnie przy wciśniętym SHIFT zaznaczamy rekord ostatni). Tylko zaznaczone rekordy można wydrukować lub eksportować do plików HTML oraz XLS.
Jeśli zaznaczymy rekordy, a następnie naciśniemy klawisz DELETE lub CTRL + DELETE (w zależności od opcji), program poprosi o potwierdzenie zamiaru skasowania WSZYSTKICH ZAZNACZONYCH pozycji.
Sumuj tylko zaznaczone rekordy
Sumowanie wartości zaznaczonych rekordów.
Jeśli w programie, w danej opcji programista przewidział sumowanie, odpowiednie wartości zostaną wyświetlone w oknie. Jeśli uznał, że nie jest ono konieczne, a użytkownik potrzebuje jednak zsumować rekordy, wtedy może wykorzystać sumowanie w stopce. W tym celu klika prawym przyciskiem myszki nazwę kolumny, którą chce sumować i wybiera opcję 
Stopka. Następnie PPM klika pole stopki i wybiera opcję Suma.
Jeśli zaznaczonych zostało kilka rekordów, w stopce znajdzie się suma tylko tych pozycji.
Nie działa jeśli nie są załadowane wszystkie rekordy.
Tryb auto-podgląd
W niektórych bazach program wyświetli dodatkowe informacje, (na przykład drugą nazwę w bazie kontrahentów). Wybranie tej opcji spowoduje, że 1 rekord będzie składał się z dwóch (lub trzech) wersów. Dodatkowe, wyświetlone w nowej linii, informacje pochodzą z końcowych miejsc głównego rekordu. Dla uzyskania lepszej przejrzystości wyświetlanych danych zastosowano niebieski kolor czcionki. Autopodgląd, to możliwość wyświetlenia dodatkowych wierszy informacyjnych. Przeważnie w trybie autopodglądu dostępne są kolumny, które standardowo są niewidoczne.
Po włączeniu tej opcji, w nagłówku każdej kolumny pojawi się znak 
.Po jego kliknięciu uzyskamy listę możliwych w danej kolumnie wartości. Wybranie jednej z nich spowoduje przefiltrowanie bazy i wyświetlenie na ekranie tylko tych rekordów, które spełniają zatwierdzone kryterium.
Nie działa jeśli nie są załadowane wszystkie rekordy.
Podgląd Raportu
Podgląd wygenerowanego raportu jest bardzo rozbudowaną opcją, pozwalającą użytkownikowi na wiele modyfikacji zarówno estetycznych (kolory liter, tła, rozmiary kolumn) jak też konstrukcyjnych danego raportu. Opis opcji znajdziemy w dalszej części instrukcji pod hasłem:Podgląd Raportu.
Wydruk Raportu
Standardowe, systemowe ustawianie parametrów wydruku raportu. Takie jak na przykład numery stron do wydruku, liczba kopii, właściwości drukarki itd.
|
Fast Report to narzędzie do projektowania własnych wydruków. Użytkownik dowolnego naszego programu, otrzymuje Generator Raportów bezpłatnie. Niejednokrotnie potrzebujemy szybko wykonać raport. W takich przypadkach niezastąpiony jest Kreator Raportów. Za jego pomocą (w kilka sekund) utworzymy tabelaryczny raport, a otrzymany automatycznie projekt możemy wykorzystywać w przyszłości bez ponownego powtarzania tych czynności, lub poddać dalszej obróbce (kosmetycznej).
|
Można utworzyć kilka raportów do każdego okna z otwartą tabelą danych, które reprezentuje bazę danych naszego systemu, lub jest wynikiem pewnych obliczeń. Program "pamięta", z którego okna projekt został utworzony i zawsze będzie go proponował jako domyślny, pod warunkiem, że podczas zapisywania posłużymy się odpowiednim "PREFIXEM".
Aby poznać prefix, który wskazuje przynależność programu do danej bazy należy kliknąć znak 
.
Przy zapisywaniu stworzonego projektu, należy w nazwie wykorzystać odpowiedni prefix.
Po co jeszcze jeden sposób tworzenia wydruków, skoro programy posiadają już tyle możliwości?. Możemy wykonać kilka dodatkowych projektów dla każdej tabeli, stosować różne techniki kolorowania, wykorzystywać elementy graficzne oraz grafiki (zdjęcia, np. logo firmy).
- projektowanie/ korekta raportów w programie Fast Report (w bieżącym programie)
Eksport danych do Excel'a
Przesyłanie danych w formacie XLS. Jeśli posiadasz jakiś program, który pozwala go odczytać, zostanie on uruchomiony automatycznie, a cała zawartość bieżącej bazy znajdzie się w odpowiednich kolumnach w arkuszu. Nazwę arkusza oraz pliku definiujemy sami, w oknie dialogowym, uruchomionym po uaktywnieniu opcji. Kolumny oraz wiersze w arkuszu Excel będą wyglądały tak jak w oknie programu, z którego je wysłaliśmy. Oznacza to, że jeśli wcześniej przefiltrowaliśmy bazę, arkusz w Excelu zachowa wszystkie nasze ustawienia i przeniesiony zostanie w takim samym układzie.
Eksportowane mogą być całe tabele, zaznaczone rekordy lub grupy rekordów. Jeżeli widok tabeli jest zgrupowany wg kolumny lub kilku kolumn, to w takiej samej formie zostanie zapisany do pliku.
W większości programów TGSoft znajduje się także wewnętrzny Arkusz Kalkulacyjny, który jest częścią składową systemu i nie wymaga instalowania (kupowania) Excela.
Eksport danych do HTML
Przesyłanie danych w formacie HTML. Opcja szczególnie przydatna w firmach, które posiadają oddziały w różnych miejscach. Wymiana informacji drogą internetową pomiędzy filiami, znacznie przyśpiesza pracę. Możliwość śledzenia na bieżąco zestawień z różnych wydziałów, sklepów z pewnością ułatwi koordynowanie pracy w firmie.
Opcje: PODGLĄD WYDRUKU, WYDRUK RAPORTU, EXCEL, HTML, operują na bieżących danych. W myśl zasady, co operator widzi, program drukuje. Oznacza to, że jeśli ustawiliśmy filtry, pochowaliśmy kolumny lub pozamienialiśmy je miejscami, (itd...) program wydrukuje lub przeniesie dane w takiej postaci, w jakiej właśnie widzimy je na ekranie. Pozwala to na utworzenie wielu ciekawych zestawień z każdej bazy danych.
Utworzony przez nas (dostosowany do naszych potrzeb) widok tabeli możemy wydrukować lub podglądnąć na ekranie. To bardzo dużo, ale nie wszystko. Możemy takie dane zapisać do pliku w formacie HTML lub XLS. Po zapisaniu plik zostanie automatycznie otwarty przez program skojarzony z danym rozszerzeniem w naszym systemie. Dla plików HTML może to być Internet Explorer, dla plików XLS np. EXCEL lub Open Office. Nie musimy nikogo przekonywać do korzyści jakie daje nam ta możliwość. W formacie HTML możemy np. umieszczać cennik naszych produktów na stronie internetowej lub wysłać kartotekę rozrachunków do kontrahenta w formie załącznika do poczty elektronicznej. Pliki XLS możemy dalej obrabiać i obliczać za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Eksportowane mogą być całe tabele, zaznaczone rekordy lub grupy rekordów. Jeżeli widok tabeli jest zgrupowany wg kolumny lub kilku kolumn, to w takiej samej formie zostanie zapisany do pliku.
Zapisz układ kolumn tabeli
Zapisanie ustawień bieżącej bazy danych. Skorzystanie z tej funkcji pozwoli nam na kolejne otwarcie danej opcji, z zachowaniem ustalonego przez nas układu okna.
Przywróć domyślne ustawienie tabeli
Przywrócenie domyślnych ustawień tabeli, spowoduje, że zostaną usunięte osobiste ustawienia. Należy zamknąć i ponownie uruchomić opcję.
Zaawansowane ustawienia widoku tabeli
|
Lista właściwości, które wypływają na zmianę sposobu wyświetlania okna oraz zawartych w nim danych. Każde pozycja z listy (lewa kolumna) posiada dwa lub więcej ustawień. Aby zobaczyć ich listę wystarczy kliknąć Zmiany ustawień nie wypływają na zarejestrowane w programie dane, a jedynie pozwalają na przedstawianie je w różny sposób. Jeśli wybrane ustawienia są dla nas wygodne, należy zapisać je
Aby powrócić do standardowego ustawienia należy skorzystać z opcji: Przywróć domyślne ustawienie tabeli (patrz wyżej). |
Menu wyświetlane po kliknięciu stopki
Aby móc korzystać z tych funkcji powinny być załadowane wszystkie rekordy oraz włączona stopka.
|
Po wybraniu jednej z funkcji matematycznych program wyświetli wynik, w stopce wybranej kolumny. Obliczenia mogą dotyczyć wszystkich rekordów lub tylko zaznaczonych. |
SUMA - sumowanie rekordów wszystkich lub zaznaczonych .
MIN - sprawdza jak jest minimalna wartość w wybranej kolumnie.
MAX - sprawdza jaka jest maksymalna wartość w wybranej kolumnie.
ILOŚĆ - liczy rekordy
ŚREDNIA - oblicza średnią wartość z danych kolumny
BRAK - wyłącza stopkę
lub 
Filtr dostępny po kliknięciu znaczka z paska narzędziowego.
Kolejne warunki tworzymy klikając naciśnij przycisk w celu dodania nowego warunku lub klikając i wybierając z menu Dodaj warunek lub Dodaj Grupę warunków. Każdy warunek składa się z kilku segmentów:
| o | Operatora - tak zwanego słowa klucza określającego zależność pomiędzy warunkami. |
| o | Nazwy pola bazy danych - lista pol bazy jest różna w różnych oknach (opcjach). W naszym przykładzie lista pochodzi z bazy Kartotek Lokatorskich z programu czynszowego, dlatego zawiera pola takie jak osiedle czy nr budynku. |
| o | Warunku - lista warunków zależy od typu zadeklarowanego pola z bazy danych. |
Jeśli jest to pole typu:
Data - w warunku oprócz standardowych typu: równa się czy pomiędzy, może znaleźć się także: ten miesiąc, następny rok itp.
Logiczne - w warunku może być użyta formuła TRUE (prawda) lub FALSE (fałsz)
Znakowe - pole typu znakowego wymaga szczególnego potraktowania, ponieważ podczas podawania treści warunku korzystamy z kilku symboli.
| ▪ | Jeśli chcemy by szukana były wszystkie rekordy, które w danym polu rozpoczynają się na konkretną literę, na przykład A, wtedy użyjemy znaku "%" za tą literą: A% |
| ▪ | Jeśli chcemy aby to była 3 litera, wtedy posłużymy się dodatkowo znakami "_". Jeden znak to jedna litera. W przykładzie przedstawionym niżej, literę D poprzedzono 2 takimi. To pozwoliło na otrzymanie odpowiedniego wyniku. |
Przedstawione wyżej przykłady pozwolą lepiej zrozumieć sposób funkcjonowania filtra.
Podczas pracy z tabelą przy użyciu filtra, możemy stosować kilka różnych filtrów. Program pamięta wszystkie do chwili opuszczenia okna. Podglądamy je korzystając z 
. Jeśli wyłączymy filtrowanie, zniknie znak 
, przed formułą, ana ekranie wyświetlone zostaną wszystkie rekordy. Znak 
służy do zamykani filtra.
Jeśli chcemy zachować ustawienia należy zapisać filtr, aby móc go później otworzyć. Służą do tego celu klocki Zapisz jako... oraz Otwórz.
Filtr zapisujemy przed włączeniem go przyciskiem Zastosuj. w oknie w którym tworzymy filtr.
Filtrowanie rekordów odbywa się poprzez ustalanie warunków. Podstawą jest użycie słów kluczowych dla grupy warunków:
AND - i
Kryterium ustalania kilku warunków jednocześnie. Przefiltrowana rekordy muszą spełniać wszystkie warunki jednocześnie.
Chcemy poznać, którzy pracownicy mieszkają w Nowym Targu, na ul. Kopernika. Podajemy warunek
AND
Miasto - Nowy Targ
Ulica - Kopernika
Gdybyśmy podali tylko jeden warunek - ulica Kopernika, wtedy filtr wyszukał by wszystkie rekordy z ulicą kopernika także w innych miastach.
Warunków może być więcej niż dwa.
OR - lub
Przefiltrowane rekordy będą spełniały przynajmniej jeden z podanych warunków.
Szukamy pracowników z Nowego Targu lub Zakopanego.
OR
Miasto - Nowy Targ
Miasto - Zakopane
NOT AND - nie i
Zaprzeczenie warunku i. Gdy użyjemy tego klucza do podanego przykładu dla słowa AND, w rezultacie otrzymamy tabelę, w której znajdą się wszyscy pracownicy, którzy nie mieszkają w Nowym Targu na ul. Kopernika. Mogą mieszkać w NT lecz na innej ulicy lub w innym mieście na każdej ulicy, także Kopernika.
NOT OR - nie lub
Zaprzeczenie warunku lub. Gdy użyjemy tego klucza do podanego przykładu dla słowa OR, w rezultacie otrzymamy tabelę, w której rekordy nie spełniają ani jednego warunku.
Następnie tworzymy warunki w obrębie grupy lub/i dodajemy nowe grupy. Strzałki na rzucie ekranu przedstawionego wyżej wskazują, w którym miejscu możemy dokonywać odpowiednich zmian.
